الدورة المستندية هي مجموعة من الإجراءات التي توضح الحركة الخاصة بالمستندات داخل المؤسسة أو الشركة، وتمثل مجموعة الأوعية التي تسير فيها المستندات من خلال تتبع الدورة المالية.

كما تشمل أيضا التحقق من دقة المستندات، والتأكد من صحة البيانات الموجودة بها، حيث يساعدك المستند على عمل قيد محاسبي ومن خلال القيد ستتمكن من عمل حساب الأستاذ، وصولا إلى عمل ميزان المراجعة والقوائم المالية، وجميع هذه المراحل تتضمن الدقة الكبيرة حتى لا يكون هناك أي خلل في هذه المستندات.

أهداف الدورة المستندية

الحقيقة أن هناك العديد من الأهداف التي تسعي إليها الدورة المستندية، ومن ضمن هذه الأهداف تحديد مجموعة من المهام المطلوب تنفيذها من قبل الإدارة.

وكذلك العمل على جمع مجموعة من التقارير والبيانات التي يجب أن تتزود بها الإدارة، علاوة على أنها تساعد الإدارة على اتخاذ مجموعة من القرارات الإدارية الصحيحة، والتي تعمل على ازدهار ونمو الشركة.

وكذلك من أهدافها أنها تستخدم في الرقابة على جميع الأمور المالية والإدارية المتعلقة بالشركة، وأيضا الربط بين الأقسام التي تقوم ببعض المهام المشتركة ومساعدة هذا الأقسام في السير على الطريق الصحيح.

أقسام الدورة المستندية

إذا كنا تريد اعداد الدورة المستندية لجميع الأنشطة بطريقة صحيحة فلابد أولا أن نتعرف على الأقسام الخاصة بالدورة المستندية، وتنقسم هذه الدورة إلى:-

المقبوضات النقدية

وهي عبارة عن التدفقات النقدية داخل المؤسسة وتشمل تحصيل النقدية من أنشطة التشغيل والاستثمار والتمويل.

المشتريات النقدية

وتمثل مشتريات المنشأة والتي قامت بسدادها نقدا في تاريخ الشراء.

المصرفات النقدية

والمقصود بها معرفة جميع ما تم صرفه حتى نستطيع تحديد رأس المال بدقة وكذلك تحديد الخسائر والأرباح.

المبيعات الآجلة

والمقصود بهها المبيعات التي قامت الشركة بها، ولم يتم سدادها على الفور، وإنما يتم سدادها على مجموعة من الأقساط المجدولة.

المشتريات المؤجلة

وتمثل مجموعة المشتريات التي قامت بها المؤسسة، وتم الاتفاق مع الموردين على سداد ثمن هذه المشتريات على شكل مجموعة من الأقساط المجدولة.

المستودعات

والمقصود بها مراقبة الموجود في المخازن، ومطابقة الموجود في المخازن بشكل فعلي مع المثبت في البيانات المقدمة للشركة.

القيود المحاسبية

وتشمل العديد من القيود مثل القيود اليومية وقيد المرتبات، وكذلك قيد الاستهلاك السنوي وأيضا قيود الحسابات الختامية.

أنواع الدورات المستندية

يمكننا القول أن هناك ثلاثة أنواع من الدورة المستندية، وتتمثل هذه الأنواع في الدورة المستندية للمخازن، والدورة المستندية للمشتريات، والدورة المستندية للمبيعات.

الدورات المستندية للمخازن

والمقصود بها مجموعة الإجراءات التي يتم اتباعها لتوثيق جميع السلع الموجودة في المخازن، وكذلك المستندات التي يتم فيها تسجيل عمليات البيع والشراء، والتأكد من مستندات الاستيراد والتصدير.

الدورات المستندية للمشتريات

وخلال هذه الدورة تتم متابعة جميع إجراءات الشراء التي تقوم بها الشركة، من مشتريات نمطية، ومشتريات غير نمطية.

والمقصود بالمشتريات النمطية جميع الأشياء التي كانت الشركة معتادة على شرائها بشكل دوري، والمشتريات غير النمطية وهي الإجراءات التي تتم بدون تخطيط مسبق لعملية الشراء، وإعداد المستندات الخاصة بها بشكل فوري.

الدورات المستندية للمبيعات

وهي تختص بمتابعة المستندات الخاصة بعملية البيع التي تقوم بها الشركة خلال السنة المالية، وتعتمد هذه المستندات على آراء العملاء، والطلبات التي تقدم إلى الشركة للحصول على إحدى السلع الخاصة بها، أو الخدمات التي تقوم بتقديمها.